Начало » Бъдете информирани » Указания за политическите субекти

Указания за политическите субекти

 
УКАЗАНИЯ КЪМ ПОЛИТИЧЕСКИТЕ СУБЕКТИ ВЪВ ВРЪЗКА СЪС ЗАДЪЛЖЕНИЯТА ИМ КАТО АДМИНИСТРАТОРИ НА
ЛИЧНИ ДАННИ
В ИЗБОРНИЯ ПРОЦЕС
 
 

1. Относно качеството администратор на лични данни на политическите субекти:

Политически партии
Инициативни комитети
Коалиции от партии
Местни коалиции
  
СА АДМИНИСТРАТОРИ НА ЛИЧНИ ДАННИ.
 
 

2. Относно задължението за регистрация на политическите субекти в КЗЛД като администратори на лични данни:

2.1.Местните коалиции са освободени от КЗЛД от задължение за регистрация, поради ограничения кръг от субекти, чиито лични данни обработват и краткия период, за който съществуват. Освобождаването от задължение за регистрация обаче не освобождава местните коалиции от всички други задължения, които имат те в качеството си на администратори на лични данни, съгласно ЗЗЛД, вкл. от контрола на КЗЛД.
2.2. Партиите и инициативните комитети подлежат на задължителна регистрация в КЗЛД. Те следва да заявят регистрите с лични данни, които обработват, като напр. регистри „Подписки” или подобен, „Членове”, „Персонал”, „Застъпници”, „Дарители”, „Контрагенти”, „Видеонаблюдение”, „Пропускателен режим”, „Банка Кадри” и др. в зависимост от различните категории физически лица, чиито данни обработват и от целите, за които се обработват тези данни.
2.3. Коалициите от партии подлежат на задължителна регистрация в КЗЛД. Те следва да заявят регистър „Подписки” или подобен, регистър „Кандидати” или подобен, регистър „Застъпници”или подобен.
 
 

3. Относно процеса на регистрация:

Процесът на регистрация започвас подаване на Заявление за регистрация по утвърден от КЗЛД образец, преди съответният политически субект да започне обработване на лични данни на физически лица, вкл. и такива за целите на изборния процес, например за целите на подписка, необходима за регистрация в ЦИК. В случая на практика „обработването на лични данни” започва с действието по „събиране на лични данни” за целите на подписката и началния момент на събирането задължително трябва да бъде след подаване на заявлението в КЗЛД.
В случай, че към датата на насрочване на съответния вид избор политическите субекти не са регистрирани като администратори на лични данни, то те следва задължително да са извършили регистрация най-късно до датата на подаване на списъците на избирателите, подкрепящи регистрацията им за участие в изборите.
Получаване на удостоверение за регистрация като администратор на лични данни става на място в сградата на КЗЛД от лицето, представляващо съответния политически субект или от упълномощено от него лице (прилага се пълномощно),след предварителна заявка
3.1. Политически партии
Подаването на Заявление за регистрация на политическа партия като администратор на лични данни може да се извърши по електронен път чрез системата за електронна Регистрация на Администратори на Лични Данни (еРАЛД) или чрез подаване на образци на хартиен носител.Образците на документи, които следва да се попълнят в конкретния случай са формулярите "Заявление за регистрация на юридическо лице" Част и "Опизание на регистъра" Част II. За всеки отделен регистър се попълва формуляр „Описание на регистъра”.
3.2. Инициативни комитети и коалиции от партии
Поради това, че инициативните комитети и коалициите от партии нямат БУЛСТАТ/ЕИК, подаването на заявлението за регистрация не може да се извърши чрез електронната система е-RALD през сайта на КЗЛД. Заявлението може да бъде попълнено и изпратено единствено по пощата или да бъде попълнено и подадено на място в приемната на КЗЛД.
Образците на документи, които следва да се попълнят в конкретния случай са формулярите "Заявление за регистрация на физическо лице-представител" Част и "Описание на регистъра" Част IIЗа всеки отделен регистър се попълва формуляр „Описание на регистъра”.
Заявлението за регистрация на инициативен комитет или коалиция от партии може да бъде подадено лично от представляващия съответния политически субект за коалицията от партии - в зависимост от начина на представляване на коалицията, определен по съответния ред с решение за създаване на коалицията) или от друго физическо лице, с изрично нотариално заверено пълномощно от представляващия политическия субект.
При подаване на горепосочените документи за регистрация по пощата, те трябва да бъдат подписани от лицето, представляващо инициативния комитет, респ. представляващо коалицията от партии, или упълномощено от него лице (прилага се нотариално заверено пълномощно).
 
При подаване на заявлението в КЗЛД, като доказателство за създадения правен субект и представителната власт на подаващия заявлението за регистрация, трябва да се представи и приложи заверено копие от протокол/решение за учредяване на съответния инициативен комитет, респ. съответната коалиция от партии, от което да е видно обстоятелството за създаване на политическия субект и за неговото представляване.  
 
 

4. Относно задължението за актуализация на регистрацията

След изпълнение на задължението за регистрацията като администратор на лични данни в КЗЛД, администраторите трябва да поддържат в актуален вид заявената информация. Всеки политически субект следва да уведомява КЗЛД за всяка промяна на данните по регистрацията си преди нейното извършване (напр. промяна на представляващия, на адрес, на регистри с лични данни). В случаите, когато такава промяна е предвидена в закон, уведомяването се извършва в 7-дневен срок от влизането в сила на съответния закон.
 
 

5. Относно задължението на политическите субекти за приемане на вътрешен акт (инструкция) относно правилата и процедурите за обработване на лични данни

Всички политически субекти, независимо дали са регистрирани в КЗЛД или са освободени от задължението за регистрация, следва да изготвят инструкция относно правилата и процедурите за обработване на лични данни(задължение, произтичащо от чл. 23, ал. 4 от ЗЗЛД). Политическите субекти, подлежащи на регистрация, следва да приемат този вътрешен акт преди момента на подаване на заявлението за регистрация, тъй като инструкцията трябва да бъде посочена в Част ІІ - „Описание на регистъра”. Достатъчно е само посочване на факта, че инструкцията е налична при администратора, респ. посочване на нейното наименование, без да е необходимо тя да се прилага към заявлението за регистрация в КЗЛД.
За освободените от регистрация политически субекти инструкцията следва да е налична преди да започне обработването на лични данни.
Инструкцията трябва да следва структурата, разписана в чл. 20, ал. 1 от Наредба № 1 от 30 януари 2013 г. за минималното ниво на технически и организационни мерки и допустимия вид защита на личните данни (обн. ДВ. бр. 14 от 12 февруари 2013 г.).
 
 
ВАЖНО ЗА КОАЛИЦИИТЕ ОТ ПАРТИИ!
При изготвянето на инструкция от коалиция от партии е важно да има разписани правила, даващи възможност за проследимост на процеса по обработване на лични данни в рамките на коалицията от партииПри изготвяне на инструкцията, съобразно съдържанието по чл. 20, ал.1 от Наредба № 1, следва да се обърне специално внимание при дефинирането на т.1, 3 и 4 от тази разпоредба, както следва:
· При „индивидуализиране на администратора на лични данни” (чл. 20, ал. 1, т. 1 от Наредба № 1) е необходимо подробно да се опишат данните за всички партии в състава на съответната коалиция - наименование, Булстат, имена на представител, начин на представителство, адрес по седалище и/или кореспонденция и др.
· При „технологичното описание на поддържаните регистри и определяне на длъжностите, свързани с обработване и защита на лични данни” (чл. 20, ал.1, т. 3 и т. 4 от Наредба № 1), по отношение регистър „Подписки” или подобен, се описва пълният вътрешно-коалиционен механизъм за събиране и представяне на списъците с лични данни на избиратели, преди предаването им в ЦИК: коя партия в състава на коалицията е събрала съответните данни и кои точно данни; предаването на  списъците с лични данни от страна на партиите в състава на коалицията, които са ги събрали, на органа, представляващ коалицията от партии; описание на правата и задълженията на съответните лица, натоварени със задачата да събират подписи, вкл. за изпълнение на задълженията в областта на персоналната защита относно провеждане на обучение/инструктаж за обработване на лични данни и за подписване на декларация за неразпространение на лични данни.
 
 

6. Относно задължението за прехвърляне на данни от регистър „Подписки” или подобен с цел регистрация за участие в съответния вид избор

След приключване на събирането на лични данни на избиратели за целите на регистър „Подписки” или подобен се постига целта на обработване на личните данни (за целите на изборния процес). Депозирането пред съответната избирателна комисия на събраните лични данни с цел регистрация на политически субект за участие в съответния вид избор е действие по прехвърляне на лични данни от един администратор към друг по смисъла на чл. 25, ал.1, т. 2 от ЗЗЛД. С цел контрол от страна на КЗЛД върху изпълнението на това задължение на администраторите е предвидено административно производство по уведомяване на КЗЛД в Раздел IV от Правилника на КЗЛД и на нейната администрация.
Поради задължителния характер на предаването на списъците с лични данни от регистър „Подписки”, произтичащо от специален закон – Изборния кодекс, и предвид публичното оповестяване на този факт на широката общественост, Комисията за защита на личните данни освобождава всички политически субекти от задължението за уведомяване по чл. 25, ал. 1, т. 2 във връзка с Раздел IV от Правилника на КЗЛД и на нейната администрация.
Комисията за защита на личните данни следи служебно за изпълнението на задължението за предаване от политическите субекти на списъците с лични данни от регистър „Подписки” на съответната избирателна комисия. С факта на изпълнение от страна на избирателните комисии на нормативно установеното задължение за незабавно публикуване на интернет страниците им на решението за регистрация за участие в съответния вид избор, КЗЛД констатира, че съответният политически субект е прехвърлил събраните лични данни в изпълнение на чл. 25, ал.1, т. 2 от ЗЗЛД.
 
След постигане целта на обработване на личните данни за нуждите на изборния процес политическите субекти могат да продължат да съхраняват данните само в предвидените в закон случаи. В този смисъл политическите субекти нямат право да съхраняват списъци с данни на избиратели за целите на регистър „Подписки” или подобен (на хартиен или електронен носител) след датата на публикуване в интернет на решението на съответната избирателна комисия за регистрация на даден политически субект за участие в съответния вид избор. Съхраняваните до този момент списъци с лични данни подлежат на незабавно унищожаване.
Политическите субекти са длъжни да съхраняват доказателства относно факта на извършеното унищожаване (напр. заповед/решение относно сформиране на комисия от лица, която да извърши унищожаването; протокол от извършеното унищожаване; писмен акт, от който да е видно, че дейността по унищожаване е извършена от външен изпълнител – в случай, че е възложено на такъв изпълнител).
 
ВАЖНО ЗА ПОЛИТИЧЕСКИТЕ СУБЕКТИ, КОИТО СА СЪБИРАЛИ ЛИЧНИ ДАННИ ЗА ЦЕЛИТЕ НА РЕГИСТЪР „ПОДПИСКИ” ИЛИ ПОДОБЕН, НО НЕ СА РЕГИСТРИРАНИ ЗА УЧАСТИЕ В СЪОТВЕТНИЯ ВИД ИЗБОР!
Политически субекти, които са събирали лични данни за целите на регистър „Подписки” или подобен, но не са ги предали на съответната избирателна комисия и политически субекти, които са получили отказ за регистрация, унищожават незабавно наличните при тях данни (в оригинал или копие). В тези случаи се прилагат горепосочените указания относно действията по унищожаване и осигуряване на необходимите доказателства за това.
 
 

7. Относно заличаване на регистрация

След отпадане на необходимостта от обработване на лични данни, респ. на правното основание за тяхното обработване, съответният политически субект следва да подаде Заявление за заличаване на администратор на лични данни (напр. инициативният комитет може да поиска заличаване след приключване на изборния процес; коалицията от партии – при отказ на ЦИК за регистрация, или ако коалицията престане да съществува в правния мир по други причини, след регистрацията в ЦИК; политическите партии – при прекратяването им). Искане за заличаване могат да правят само политически субекти, които не са освободени от задължение за регистрация като администратори на лични данни.
Едновременно с подаването на заявление за заличаване политическият субект трябва да представи и доказателства за изпълнение на задълженията по чл. 25, ал. 1 от ЗЗЛД - задължението за унищожаване на събраните лични данни или прехвърляне на друг администратор, ако това е предвидено в закон, за което предварително се уведомява КЗЛД.

Комисия за защита на личните данни, София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2