Начало » Администратори на лични данни » Въвеждане на заявление и регистри

Въвеждане на заявление и регистри

Корекция на Част І от Заявлението за регистрация на администраторите на лични данни
Потребителят вече е разпознат от системата с потребителско име и парола и е въвел данни в Част І от Заявлението за регистрация на администраторите на лични. При необходимост може да направи корекции, като от вертикалното меню в сектор Персонален профил използва функцията Заявление. В този режим може да редактира вече въведено заявление.
 
 
 
Ако е приключено въвеждането на регистрите, техният брой съответства на посочения в заявлението и е натиснат бутон „потвърди данните”, то записът е заключен до издаването на уникален идентификационен номер.
 
 
 
За да започне редакция трябва да се натиснет бутон Редактиране. След тази стъпка може да се редактират само тези данни, които са въведени.
 
 
 
За коректността или некоректността на извършено действие системата извежда подходящо съобщение в зелен или червен цвят.
 
 
 
Ако е необходимо да се коригират данни от автоматично заредените полета, то следва да се направят съответните корекции в регистрите БУЛСТАТ или ТЪРГОВСКИ РЕГИСТЪР на Агенцията по вписванията.
В случай, че е извършена промяна на данните в заявлението, потребителят трябва да потвърди коректността им чрез функцията „Потвърждаване на въведените данни”, като в този слуай не е длъжен да изпраща в КЗЛД нов потвърдителен лист.
В този режим потребителят може да позволи въвеждане на нови регистри чрез промяната на общия им брой в заявлението.
 
Въвеждане на регистри
Тази част от заявлението съдържа конкретна информация за обработваните лични данни и се попълва толкова пъти, колкото са обявените в заявлението (страница втора) брой регистри.
За да започне въвеждането на информация за обработваните  регистри, следва да се избере „Регистри” от сектор „Персонален профил” или „Нов регистър” от вертикалното меню.
Форматът съдържа шест страници, като във всеки един от разделите е задължително въвеждане на информация. Преминаване към следваща страница се реализира с бутон „Следваща”. Софтуерът позволява връщане към предишна страница (бутон „Предишна”) за справка или корекции без загуба на въведената вече информация.
При неправилно попълване или непопълване на задължително поле, при натискане на бутон „Следваща”, в жълтия банер в началото на страницата се изобразяват с червен текст допуснатите неточности.
 
I. Наименование на регистъра – вписва се името, под което се съхранява регистъра.
Област и населено място– имат отношение към това къде се съхранява конкретния регистър.
 
 
 
Брой на физическите лица – отбелязва се броя на лицата, чийто данни ще се обработват.
Срок за съхранение – тук трябва да се посочи срок за съхранение на данните в регистъра, като се използват структурираните полета.
 
 
 
II. Цели – посочват се целите, поради които се обработват данните. Може да се посочат и повече от една цел в зависимост от структурата на регистъра. При посочване на други имате възможност да въведете текст за цел, която не намирате като дефинирана в списъка.
 
 
 
За преминаване към следваща страница се натиска бутон „Следваща”.
 
III. Нормативни актове – посочват се наименованието на нормативните актове (закони, правилници, наредби, инструкции и др.), въз основа на които се поддържа конкретния регистър с лични данни.
 
 
 
 ІV. В тази точка се описва начина на обработване на личните данни. Посочват се средствата, с които се обработват личните данни, които съставляват или са част от регистъра. Избира се един от двата възможни варианта – неавтоматични или автоматични средства.
 
 
 
При избор на автоматични средства, ако в регистъра се обработват лични данни с използване на системи за видеонаблюдение с или без звукозаписни възможности, трябва да се отбележи съответната позиция. Или тук ще разширим понятието на автоматични средства за всички, които реализират видеонаблюдение с или без звукозапис независимо от начина за съхранение на информацията – компютър, лента, дискове и др.
 
V. В тази точка се описват категориите лица, за които се обработват данните. Позволява да се избере повече от една категория, а при необходимост да се посочи в свободен текст нова, която не е отбелязана в списъка.
Преминаването към следваща страница се извършва с бутон „Следваща”.
 
VI. Категории лични данни, отнасящи се до физическо лице. Отбелязването става чрез маркиране на посочените категории, като може в свободен текст да бъдат посочени и други, които се смятат за важни.
 
 
 
Отбелязаните с червен цвят категории данни по смисъла на чл.5 са данни, за които има специални изисквания при обработка и за тях се предприемат специални мерки за защита.
 
 
 
 По време на попълването с помощта на бутоните „Предишна” и „Следваща” винаги може да се осъществи връщане към предишна страница за проверка или корекция на данните. За улеснение на потребителя, при тази навигация въведените данни се съхраняват.
За отказ от по-нататъшна работа, без данните да бъдат съхранени, се използва бутон „Назад”.
 
 
 
 
 
         VII.Категории получатели, на които личните данни могат да бъдат разкривани.
В тази и следващата точка се отбелязват категориите и конкретните получатели, на които обработваните лични данни могат да бъдат разкривани.
За администраторите на лични данни в т.VIII се посочва уникален идентификационен номер, така както са вписани в Регистъра на администраторите на лични данни.
 
 
 
IX. Предоставяне на данни в други държави По подразбиране е избрано „не”. Когато се посочи, че ще се извършва трансфер в друга държава, в полетата се попълва следната информация:
 
 
 
 
 
 
X. Източници, от които се събират данните. Може да бъдат избрани някои от посочените източници или в други източници да се добави свободен текст. Добавеното следва да бъде от типа на категория, а не конкретен представител.
 
 
 
XI. Има ли изричното съгласие на лицето, чиито данни се събират. Ако се посочи „да” , то при поискване от страна на КЗЛД това следва да може да се докаже.
 
XII.Технически и организационни мерки за защита. Техническите и организационни мерки за защита са определени в Наредба 1 от 7 февруари 2007 година За минималното ниво на технически и организационни мерки и допустимия вид защита на личните данни (обн.ДВ бр.25 от 23 март 2007 година).
В точка 1 в полето „No/дата” се посочва конкретния номер на вътрешния акт, с който се определя начина за обработката на личните данни в организацията.
 
 
  
В точка 2 се избира нивото на защитата на личните данни. Нивото на защитата на личните данни се определя в глава Трета на Наредба 1 от 7 февруари 2007 година За минималното ниво на технически и организационни мерки и допустимия вид защита на личните данни (обн.ДВ бр.25 от 23 март 2007 година).
В точка 3 се отбелязват мерките за защита на данните при предаване по електронен път.
С това въвеждането на данните по същество е приключило, но същите все още не са вписани в базата с данни.
 
Запис на данните в базата с данни
След като се попълнят двете части на заявлението, на потребителя е предоставена възможност  да направи преглед на попълненото и ако не се установи необходимост от корекции данните могат да бъдат записани в базата данни чрез натискане на бутон „Запис”.
 
 
 
След това действие данните могат да бъдат коригирани чрез възможността, предвидена чрез използване на „Регистри” от технологична зона „Персонален профил”.
 
 
 
В този режим има възможност за избор на следните действия
· Търсене – при наличие на голям брой поддържани регистри чрез филтъра може да се зададе един или група критерии като име, област, населено място, брой физически лица и статус;
· Създаване – добавяне на нов регистър;
· Преглед – отваряне на съществуващ регистър за преглед без възможност за корекция;
· Редактиране - отваряне на съществуващ регистър за преглед с възможност за корекция;
· Заличаване – изтриване на съществуващ регистър;
· Стари регистри – преглед  на вече заличени регистри, без възможност за редакция.
 
 
 
Въвеждането на регистри продължава, докато броят на въведените стане равен на броя на обявените в част І на Заявлението. През това време напомнящото за това съобщение  в жълтия банер ще се изобразява. При достигане на обявения брой регистри, напомнящото съобщение изчезва, а се активират допълнителни възможности в последователността от стъпки „Потвърдителен лист” и „Потвърди данните”.
 
 
 
 
Искане за трансфер на данни
еРАЛД поддържа работа с електронни документи – искане за трансфер. Искането може да бъде представено и на хартиен носител и да удостоверява, че лицето, което го е подало представлява АЛД пред КЗЛД , или да бъде въведено директно в системата като електронна форма, но задължително подписано с УЕП.
Хартиените носители се съхраняват в КЗЛД.
За работа с пълномощни се използват бутоните „Искане за трансфер” в последователността от стъпки или Потребителски профил.
При избор на бутон „Искане за трансфер” пред АЛД се визуализира прозорец със следните опции:
 
 
 
Търсене – търсене на вече създадено искане за трансфер в списък по определени критерии задавани през филтъра  - срокове и статус;
Създаване – създаване на ново искане за трансфер чрез използване на електронната форма;
Преглед – разглеждане на вече създадено пълномощно без право на редакция;
 Редактиране – промяна на вече създадено искане за трансфер с право на редакция;
Архивиране и Деархивиране – съхраняване на отменени искания за трансфер.
При избор на „Създаване” се отваря електронна форма на искане за трансфер. Формата съдържа данни за АЛД, трансфериращ лични данни; данни за страната получател на личните данни и характеристика на трансферираните данни.
При необходимост се създава или посочва съществуващо пълномощно, легализиращо извършваното действие. Може да се прикачват файлове, доказващи искането за трансфер, както и други документи
 
 
 
 
 
 След попълване на данните системата напомня, че след потвърждаването им те не може да бъдат коригирани. За тази възможност следва да се използва опцията „Корекция”.
 
 
 
Потвърждаването извежда прозорец, указващ правилността на изпълненото действие.
 
 
  
В зависимост от притежаването на УЕП (но инсталиран на компютъра, от който се осъществява достъп до системата), след правилно попълване, на потребителя са предоставят опциите Печат и Подпиши с УЕП.
Печат генерира стандартна форма на искане за трансфер, което следва да бъде разпечатано, подписано и изпратено в КЗЛД.
Подпиши с УЕП – попълнените данни се изпращат в КЗЛД и след проверка на коректността им и се съхраняват в системата като електронна форма на искане за трансфер.
Подробни указания за потвърждаването на данните и изпращането им в КЗЛД са описани в следващата секция.
 

Комисия за защита на личните данни, София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2