• Администратори на лични данни
• Подаване на жалби
• Въпроси и отговори
• Международно сътрудничество
• Анкета

· Как се извършва подаване на документи на хартиен ностител? От къде можем да вземем образци на документи? Необходимо ли е документите, които подаваме да са нотариално заверени?
        ·   Изпратил съм документите си по пощата. Това означава ли, че съм приключил с регистрацията си? Кога ще се появя в Регистъра на администраторите?

· Фирмите, регистрирани при влизане в сила на ЗЗЛД, трябва ли отново да се регистрират във връзка с промените в закона? 

Отговор: Регистрация на администратор на лични данни може да се извърши по един от следните начини:

1.През сайта на КЗЛД, използвайки електронната система еРАЛД . Препоръчително е да се запознаете с публикуваните на сайта указания за работа със системата.

2.В приемната на КЗЛД, използвайки електронната система еРАЛД с помощта на наши служители, които ще Ви консултират по целия процес на актуализация или регистрация. В този случай, ако регистрацията ще се извърши от упълномощено лице, то трябва да представи пълномощно, в което изрично е указано, че представлява  органа на управление на съответния администратор пред КЗЛД. Не е необходимо пълномощното да е нотариално заверено.

 3. Чрез подаване на документи на хартиен носител. Образци можете да изтеглите от сайта на КЗЛД, рубрика „Администратори на лични данни”, подрубрика „Общи указания за регистрация на администратори на лични данни”, „Образци на хартиен носител”. Документите се подават в деловодството на КЗЛД или по пощата на адрес: София 1431, бул. „Акад. Иван Евстратиев Гешов” 15, Комисия за защита на личните данни.

 

Отговор: Исканата от Вас информация е публикувана на сайта на Комисията за защита на личните дани в рубрика „Администратори на лични данни”, „Публични регистри”, „Регистър на вписаните администратори на лични данни”. Регистърът се състои от две части – администратори на лични данни със завършила регистрация и администратори на лични данни, подлежащи на актуализация. Вторият списък съдържа администратори на лични данни, подали документи в КЗЛД, чиито данни подлежат на актуализация във връзка с промяната на Закона за защита на личните данни от 2006 година. Търсенето се извършва по името или част от него, по идентификационния номер, под който сте вписани в регистъра или по входящия номер на подадените документи.

Ако откриете търсеното от Вас юридическо и/или физическо лице в "Администратори на лични данни със завършила регистрация", то Вашите задължения по първоначалната регистрация към КЗЛД са изпълнени.

Ако откриете търсеното от Вас юридическо и/или физическо лице в частта "Администратори на лични данни, подлежащи на актуализация", то Вие сте регистриран като АЛД, но следва да актуализирате вече подадените от Вас данни.

Ако не откриете търсеното от Вас юридическо и/или физическо лице в нито една част на Публичния регистър, а обработвате лични данни и поддържате регистри с такива данни то следва да извършите регистрация на администратор на лични данни.

 

Отговор: Ако търсеното от Вас юридическо и/или физическо лице е в  частта Администратори на лични данни, подлежащи на актуализация, то Вие сте регистриран като АЛД, но следва да актуализирате вече подадените от Вас данни. Процедурата е същата като за регистрация. При извършване на актуализацията по електронен път Вие трябва да проверите въведените за Вас данни, при което имате възможност да ги промените или да въведете нови.

Отговор: Образци можете да изтеглите от сайта на КЗЛД, рубрика „Администратори на лични данни”, „Общи указания за регистрация на администратори на лични данни”,  „Образци на хартиен носител”. Заявлението за регистрация на администратор на лични данни се състои от две части: Част I (Данни за администратора) и Част II (Описание на регистъра). Попълва се един образец ЧастI и толкова на брой ЧастII, колкото са водените регистри. В Част II  -Описание на регистъра, всеки администратор на лични данни, в зависимост от организацията на дейността си, декларира толкова регистри с лични данни, колкото обработва. Наименованията, съдържанието и начина на обработване на данните във всеки регистър се определят от администратора на лични данни.

Не са необходими други документи. След попълването им, образците трябва да бъдат подписани и подпечатани с печата на АЛД. Подаването на така подготвените документи се извършва по следните начини:

1. В деловодството на КЗЛД. 

2. По пощата на адрес: София 1431, бул. „Акад. Иван Евстратиев Гешов” 15, Комисия за защита на личните данни.

 

 

 

Отговор: Това е препоръчителният начин за извършване на регистрация. За целта от сайта на КЗЛД, рубрика „Администратори на лични данни” изберете „Информационна система за Електронна Регистрация на Администратори на Лични Данни (еРАЛД)”, „Вход в системата”.  За да се справите успешно с работата с информационната система Ви препоръчваме предварително да се запознаете с указанията за регистрация на администратори на лични данни, публикувани на сайта в рубрика „Администратори на лични данни”,  „Подробни указания за използване на системата за електронна Регистрация на Администраторите на Лични Данни (еРАЛД)”. Ако все пак срещнете затруднения, регистрация по електронен път може да се извърши с помощта на наши служители в приемната на КЗЛД. При извършването на регистрацията по електронен път, документите се обработват по най-бързия начин, тъй като не е необходимо да бъдат въвеждани впоследствие в електронната система от наши служители.

 

Отговор: За да подадете документи не е необходимо да притежавате УЕП (универсален електронен подпис). Той Ви е необходим само за подписване на „Потвърдителен лист”. В случай, че не разполагате с електронен подпис, можете да подпишете "Потвърдителен лист" по електронен път чрез УЕП на друго лице (упълномощено с пълномощно) като използвате функцията на еРАЛД  „Упълномощаване”. В случай, че не разполагате с възможност за подписване с УЕП и  "Потвърдителен лист " ще бъде изпращан по пощата е необходимо той да бъде нотариално заверен.

Отговор: Използвайте опцията "Потвърдителен лист" от менюто за да го разпечатате отново.

 

Отговор: След потвърждаването на данните Вашият запис се заключва временно до произнасяне на Комисията по регистрацията Ви. С вписването в Регистъра на администраторите на лични данни, записът се отключва и ще можете да извършите необходимите корекции. При необходимост от извършване на корекциите преди вписването в регистъра, свържете се с нас за да отключим записа Ви.

 

Отговор: Потвърдителния лист може да подадете до КЗЛД по следните начини:

1. Чрез системата еРАЛД, подписан с УЕП.

2. По пощата на адрес : София 1431, бул. „Акад. Иван Евстратиев Гешов” №15, Комисия за защита на личните данни. В този случай потвърдителният лист трябва да бъде нотариално заверен.

3.В приемната на КЗЛД го подава лично органа на управление (например:управителят/представляващият).

4.В приемната на КЗЛД го подава упълномощено лице. В този случай лицето представя пълномощно (не е необходимо да е нотариално заверено), в което изрично е указано, че е упълномощено да представлява АЛД пред КЗЛД.

 

Отговор: След подаване на заявлението, Комисията вписва администратора на лични данни в „Регистър на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни” и уведомява за това администратора с уведомително писмо. След получаването на такова писмо администраторът може да заяви издаване на Удостоверение. Притежаването на Удостоверение на хартиен носител не е необходимо и такова се издава само при изрично желание на администратора. „Регистър на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни” е публичен и е достъпен през сайта на КЗЛД. Ангажиментите по първоначалната регистрация на администратора приключват след вписването му в „Регистър на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни”. След това администраторът е задължен да поддържа информацията от Заявлението за регистрация в актуално състояние и уведомява Комисията за всяка промяна на данните преди  извършването й.

 Начало

 

Отговор: Отговорът на този въпрос е публикуван на сайта на Комисията за защита на личните данни, рубрика „Aдминистратори на лични данни”, „Общи указания за регистрация на администратори на лични данни”, „Условията и редът за освобождаване от регистрация са описани  тук”.  Молба за освобождаване от задължение за регистрация от администратор на лични данни се подава само на хартиен носител, подписана и подпечатана с печата на АЛД. Подаването на така подготвените документи се извършва по следните начини:

 

Отговор: Ако посочените по – горе лица не обработват лични данни под каквато и да било форма по смисъла на §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и не поддържат регистри с информация, съставляваща лични данни, те не подлежат на регистрация като администратори на лични данни. Ако обаче обработват лични данни, съгласно законовата дефиниция по чл.2, ал.1 от ЗЗЛД и съответно поддържат такива регистри следва да се поддаде заявление за регистрация. В случай, че дейността на тези лица бъде прекратена, но те продължават да извършват дейност по обработване на лични данни /например съхранение на лични данни/ следва да уведомят КЗЛД. Това може да се извърши чрез електронната система еРАЛД или да се подаде Уведомление за промяна или заличаване на данни в регистър “Администратори на лични данни и водените от тях регистри на лични данни”.

 

Отговор: Не се подава заявление за регистрация, когато администраторът:

1. Поддържа регистър, който по силата на нормативен акт е предназначен да осигури обществена информация и достъпът до него е свободен или достъп до него има лице, което има правен интерес;

2. Обработва данни в случаите по чл. 5, ал. 2, т. 4. от ЗЗЛД, а именно:  „Обработването се извършва от организация с нестопанска цел, включително с политическа, философска, религиозна или синдикална цел, в хода на законосъобразната й дейност и с подходяща защита, при условие че:

а) обработването е свързано единствено с членовете на тази организация или с лица, които поддържат редовни контакти с нея във връзка с нейните цели;

 б) данните не се разкриват на трети лица без съгласието на физическото лице, за което те се отнасят.”

 

Отговор: Комисията може да освободи от задължение за регистрация администратори на лични данни, които отговарят най-малко на един от следните критерии:

1. Когато администраторът обработва лични данни със съгласието на физическото лице за срок не по-дълъг от шест месеца;

2. Когато данните се обработват в публични регистри на основата на закони, които осигуряват реда за достъп и мерките за защита;

3. Когато администраторът обработва данни, свързани с трудови или членствени правоотношения, и броят на лицата, за които се обработват данните, са не повече от 15.

Освобождаването от задължение за регистрация се извършва по молба от администратора на лични данни, подадена по образец, утвърден от КЗЛД. Такава молба може да бъде подадена само от администратор, който към момента на подаването й не е регистриран в "Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри на лични данни".

Следва да се има предвид, че критериите за освобождаване от регистрация трябва да са налични по отношение на всички регистри с лични данни на физически лица, които администратора на лични данни обработва.

 

Отговор: Всеки един търговец е задължен да спазва Закона за счетоводството, като в чл. 7, ал. 1, изрично са посочени минимума реквизити, които трябва да съдържа всеки първичен счетоводен документ (фактура). Той трябва да съдържа наименованието, адреса и номера за идентификация по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) на издателя и получателя. Съгласно чл. 84, ал. 2 от ДОПК идентификацията на физическите лица, които не са вписани в търговския регистър, съответно в регистър БУЛСТАТ, се извършва чрез единния граждански номер или личния номер на чужденец. Единният граждански номер на български гражданин и личният номер на чужденец са лични данни по смисъла на  чл.2, ал.1 от ЗЗЛД. Съгласно ЗЗЛД всеки, който обработва лични данни под каквато и да било форма по смисъла на §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и поддържа регистри с информация, съставляваща лични данни, подлежи на регистрация като администратор на лични данни.

 

Отговор: Прекратяването на търговската дейност на конкретен администратор не го освобождава от задължение за регистрация, в случай, че продължи да съхранява или да извършва други действия по обработване на лични данни под която и да било форма по смисъла на § 1, т. 1 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Следва да се има предвид нормативно установеното задължение на работодателя, визирано в чл. 42, ал. 1 от Закона за счетоводството, съгласно който счетоводната информация се съхранява в предприятието по реда, предвиден в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:

1. ведомости за заплати - 50 г.;

2. счетоводни регистри и финансови отчети - 10 г.;

3. документи за данъчен контрол - до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи;

4. документи за финансов одит - до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата;

5. всички останали носители - 3 г.

В случай, че към настоящия момент съхранявате информация по горепосочените нормативни изисквания, независимо дали дейността е прекратена или не, то Вие поддържате регистри с лични данни и подлежите на регистрация и актуализация в КЗЛД.

В случай, че дейността на администратора бъде прекратена, но той продължи да извършва дейност по обработване на лични данни /например съхранение на лични данни/ следва да уведоми КЗЛД. Това може да се извърши чрез електронната система еРАЛД или да се подаде Уведомление за промяна или заличаване на данни в регистър “Администратори на лични данни и водените от тях регистри на лични данни”.

 

Отговор: Администраторът на лични данни е длъжен да подаде заявление за регистрация в Регистъра на администраторите на лични данни и поддържаните от тях регистри при КЗЛД преди започване обработването на лични данни (чл.17, ал.1 от ЗЗЛД). Същият е задължен да поддържа информацията в актуално състояние като уведомява Комисията за всяка промяна на данните преди нейното извършване (чл.18, ал.3 от ЗЗЛД). В случаите, в които такава промяна е предвидена в закон, уведомяването се извършва в 7-дневен срок от влизането в сила на съответния закон.

Всички  заявления за регистрация на администратори  на лични данни, подадени на хартиен носител, са обработени и въведени в Системата за електронна  регистрация на АЛД (еРАЛД).  Всяко обработено и въведено в Системата за електронна  регистрация заявление е получило входящ номер  в "Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни". Поради направените изменения в Закона за защита на личните данни се наложи да бъдат извършени  промени в образеца на заявлението за регистрация  и част от данните са променени или липсват в старите образци. Това налага всеки администратор да провери състоянието на подадените от него документи за регистрация в публичната част на системата. В тази връзка, следва да Ви уведомим, че има взето решение на КЗЛД относно изискването за актуализация на данните в Регистъра на КЗЛД, като е определен срок за извършване на актуализацията - 31.12.2009г., който в последствие е удължен до 15.02.2010г. Всички постъпили в КЗЛД заявления с коректни данни са обработени и вписани с уникален идентификационен номер в "Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни", а подлежащите на актуализация са вписани в "Списък на Администраторите на лични данни, подлежащи на актуализация".

 

  Начало

 Въпрос: Какво е Администратор на лични данни (АЛД)?

Отговор: По смисъла на чл.3 от ЗЗЛД администратор на лични данни е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на данните, както и който обработва лични данни, видът на които, целите и средствата за обработване се определят със закон.

Съгласно законовото определение, качеството на администратор възниква ex lege (по силата на закона) и не е свързано с условието на подаване на заявление за регистрация в КЗЛД.

Администраторът на лични данни обработва личните данни самостоятелно или чрез възлагане на обработващ данни.

 

Отговор: Относно регистрацията на администраторите на лични данни е важно да се имат предвид извършените промени на ЗЗЛД от месец ноември 2006 год. /ДВ. бр.91 от 10.11.2006г./, съгласно които администраторът на лични данни е длъжен да подаде заявление за регистрация преди започване обработването на лични данни. Администраторът може да започне обработване на данните след подаване на заявлението за регистрация /чл.17 от ЗЗЛД/. Въпреки че качеството на администратор възниква ex lege, това, което администраторът следва да изпълни в съответствие със законовите изисквания, е да подаде заявление в КЗЛД, в което да посочи конкретно поддържаните регистри, видът на личните данни, законовото основание, целите и начинът за тяхното обработване, предприетите технически и организационни мерки за тяхната защита, а също и да спазва реда за обработване и предоставяне на данните. Следва да се има предвид, че определящо за това дали се налага да се подаде заявление за регистрация е не формалното качество на лицето – едноличен търговец, фондация, дружество с ограничена отговорност и др., а дали фактически поддържа регистър с лични данни.

Администраторът на лични данни или негов представител е длъжен да подаде заявление за регистрация и документи по образец, утвърден от комисията, преди започване обработването на лични данни.

Следва да се има предвид, че прекратяването на търговската дейност на конкретен администратор не го освобождава от задължение за регистрация, в случай че продължи да съхранява или да извършва други действия по обработване на лични данни под която и да е от изброените по-горе форми.

 

Отговор: Съгласно чл.2, ал.1 от ЗЗЛД, лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци. По-конкретно, това са: имена, ЕГН, адрес, телефон, месторождение, паспортни данни на лицето (физическа идентичност); семейно положение и родствени връзки (семейна идентичност); вид на образованието, допълнителна квалификация, степени и звания (данни за образованието); професионална биография (трудова дейност); здравен статус, психологическо и/или умствено състояние, сексуална ориентация (медицински данни); расов или етнически произход, политически, религиозни или философски убеждения (обществена идентичност); имотно състояние, финансово състояние, участие и/или притежаване на дялове или ценни книжа на дружества (икономическа идентичност); интереси (културна идентичност) и др.

В закона са опредени задълженията на администраторите на лични данни при обработване на данните. Параграф 1, т. 1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД определя какво по смисъла на закона представлява “Обработване на лични данни”. Това е “е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване”.

Отговор: По смисъла на ЗЗЛД регистър с лични данни е всяка структурирана съвкупност от лични данни, достъпна по определени критерии, централизиран, децентрализирана или разпределена на функционален или географски принцип.

 

Отговор: Всеки администратор е длъжен да обработва личните данни законосъобразно, при спазване разпоредбите на ЗЗЛД, като в чл.4, ал.1 от закона е определено само в кои случаи е допустимо обработване на личните данни на физическите лица.

Текстът на чл. 4, ал. 1 от ЗЗЛД изрично урежда хипотезите, при наличието на които се допуска обработването на лични данни, а именно:

1.обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни;

2.физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие;

3.обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;

4.обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;

5.обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;

6.обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;

7.обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.

Отговор: В ЗЗЛД са регламентирани принципите, които администраторите на лични данни следва да спазват при обработване на данните. Всеки администратор е длъжен да обработва личните данни законосъобразно, при спазване разпоредбите на ЗЗЛД, а именно:

- да ги обработва законосъобразно и добросъвестно;

- да ги събира за конкретни, точно определени и законни цели и да не ги обработва допълнително по начин, несъвместим с тези цели;

- да ги поддържа във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват.

 

• Годишни отчети
• Информационен бюлетин